Les règles de convocation aux réunions CSE en un coup d'œil
| Point | Règle applicable |
|---|---|
| Qui convoque ? | L'employeur (ou son représentant), président du CSE |
| Qui reçoit la convocation ? | Membres titulaires + représentants syndicaux + invités externes. Les suppléants reçoivent l'ordre du jour mais pas la convocation (sauf absence d'un titulaire) |
| Délai minimum | Pas de délai légal fixé ; en pratique, 3 jours calendaires (délai de l'ordre du jour) |
| Contenu obligatoire | Date, horaires, lieu de la réunion + ordre du jour + documents de consultation |
| Mode de transmission recommandé | Remise en main propre contre décharge, recommandé AR, ou email avec accusés de réception et de lecture |
| Risque en cas de manquement | Délit d'entrave si les réunions obligatoires ne peuvent pas se tenir |
Quelles sont les règles concernant l'envoi des convocations aux réunions CSE ?
L'obligation d'envoyer les convocations aux réunions CSE incombe au président du comité, c'est-à-dire à l'employeur ou à son représentant.
Qui reçoit une convocation ?
Tous les membres participant aux réunions du comité social et économique reçoivent une convocation individuelle. L'employeur doit donc convoquer aux réunions CSE :
Les membres titulaires du CSE ;
Les représentants syndicaux au CSE ;
Les invités externes à l'entreprise (médecine du travail, inspecteur du travail, etc.)
Légalement, les suppléants ne doivent pas recevoir de convocation car, abstraction faite de la première réunion CSE, ils ne sont pas conviés aux réunions du comité. Toutefois, en cas d'absence d'un membre titulaire, le suppléant doit pouvoir le remplacer au pied levé. C'est pourquoi l'employeur doit toujours envoyer l'ordre du jour des réunions CSE ainsi que la date, l'heure et le lieu de celle-ci aux suppléants. L'ordre du jour et la convocation étant généralement envoyés simultanément, l'employeur envoie une convocation aux suppléants en indiquant que sa présence est requise uniquement en cas d'absence d'un membre titulaire.
Quatre fois par an, les sujets autour de la santé, de la sécurité et des conditions de travail doivent être mis à l'ordre du jour des réunions CSE. Le médecin du travail, l'agent de la prévention des risques professionnels et le contrôleur du travail sont alors conviés à ces réunions dès lors que leur champ d'action se trouve concerné. L'employeur doit les informer annuellement du calendrier retenu pour ces quatres grandes réunions et il doit leur confirmer, par écrit, au moins quinze jours à l'avance, le déroulement définitif de celles-ci.
Quels sont les délais d'envoi de la convocation ?
Le Code du travail ne prévoit pas de délai minimum pour l'envoi des convocations aux réunions du CSE. Cependant, afin que les participants puissent un minimum s'y préparer, l'employeur doit envoyer la convocation dans un délai jugé « raisonnable ».
Il envoie généralement la convocation en même temps que l'ordre du jour. Hors, celui-ci doit être communiqué aux participants au minimum 3 jours calendaires avant la date de la réunion. Ce délai prend effet à la date de réception de l'ordre du jour et non à sa date d'envoi.
Comment les convocations sont-elles transmises aux participants des réunions CSE ?
Le Code du travail n'impose aucune réglementation quant au mode de transmission de la convocation aux réunions CSE. Cependant, il est préférable d'opter pour un mode d'envoi qui génère une preuve de la date de réception.
Les solutions suivantes sont donc à privilégier :
Remise en main propre contre décharge ;
Envoi par recommandé avec accusé de réception ;
Envoi par courrier électronique individuel en activant les fonctions « accusé de réception » et « accusé de lecture ».
Quelles informations sont obligatoires dans la convocation aux réunions du CSE ?
Le contenu de la convocation reste libre. Cependant, l'employeur doit au minimum y indiquer la date, les horaires et le lieu de la réunion.
Rappelons que les réunions du comité social et économique sont organisées durant le temps de travail et que les heures passées en réunions ne sont pas déduites des heures de délégation CSE.
En même temps que la convocation, l'employeur transmet l'ordre du jour de la réunion ainsi que les documents nécessaires à l'information et à la consultation du CSE. Ces échanges peuvent être documentés dans le procès-verbal de la réunion, qui en constitue la trace légale.
Combien de convocations recevrez-vous annuellement ?
Logiquement, vous recevrez autant de convocations qu'il y a de réunions organisées au cours de l'année.
La fréquence des réunions CSE est réglementée. En effet, le nombre annuel de réunions plénières est fixé selon l'effectif de l'entreprise. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le comité se réunit une fois par mois. Dans les entreprises de plus de 50 employés, le nombre annuel de réunions se décide par accord collectif avec un minimum de 6 réunions annuelles. Cela dit, sans accord collectif, la fréquence des réunions CSE est déterminée comme ceci :
Une réunion bimensuelle dans les entreprises de 50 à 299 salariés.
Une réunion mensuelle dans les entreprises de plus de 300 salariés ;
En dehors des réunions plénières, des réunions extraordinaires peuvent être organisées à la demande des membres élus. C'est le cas lorsque :
Un accident grave ou un événement grave survient dans l'entreprise ;
Tous les membres titulaires en font la demande ;
Au moins deux membres élus en font la demande pour des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.
Seules les réunions préparatoires ne requièrent pas de convocation. Celles-ci sont organisées à l'initiative des membres du comité social et économique durant leurs heures de délégation CSE. L'employeur n'y est, en principe, pas convié.
Quelles sont les spécificités de la première réunion CSE ?
Dans les 30 jours suivant l'élection des membres de la délégation, l'employeur doit organiser la première réunion annuelle du CSE. C'est cette réunion qui lance le nouveau mandat et qui permet de définir précisément les fonctions de chacun.
L'employeur se retrouve exceptionnellement seul pour rédiger l'ordre du jour de cette première réunion puisque le secrétaire n'a pas encore été désigné. L'ordre du jour de la première réunion du CSE prévoit un certain nombre de points spécifiques tels que l'élaboration du règlement intérieur du CSE, l'élection du secrétaire et du trésorier, etc. L'élection du secrétaire est un point très important à l'ordre du jour. Il aura un rôle prépondérant dans la vie du CSE puisque c'est lui qui rédigera les PV et compte-rendu des réunions CSE.
L'employeur envoie l'ordre du jour de la première réunion CSE au minimum 3 jours avant la date de la réunion et y joint la convocation.
Pour cette première, il décide seul des personnes à inviter. La plupart du temps, l'employeur invite tous les membres élus (titulaires et suppléants) ainsi que les représentants syndicaux au CSE.
Quels sont les risques encourus pour le non-respect de l'envoi de la convocation aux réunions CSE ?
Comme le Code du travail n'impose pas d'obligation autour de l'envoi de la convocation à la réunion CSE, aucune sanction n'est prévue par la loi si l'employeur ne s'y tient pas.
Cependant, l'absence régulière de convocation peut finir par constituer un délit d'entrave. En effet, selon l'article L2315-28 du Code du travail, un certain nombre de réunions doivent obligatoirement être organisées annuellement. En l'absence de convocation de l'employeur, les réunions CSE ne peuvent pas être organisées puisque c'est lui qui les préside. Dès lors que l'absence de convocation entraîne l'absence des réunions CSE, alors l'employeur peut être coupable de délit d'entrave.
En cas de manquement de la part de l'employeur et si plus de la moitié des membres du comité social et économique le demande, c'est l'agent de contrôle de l'inspection du travail qui convoque le CSE et celui-ci siège alors sous sa présidence (cf. Article L2315-27 du Code du travail).
Bien que le Code du travail impose peu d'obligations quant à l'envoi de la convocation aux réunions CSE, restez vigilants ! Trop de failles de la part de votre employeur pourraient mener à mal la bonne organisation des réunions et la vie du CSE. Retenez donc bien ces règles d'or :
L'employeur convoque tous les participants à la réunion CSE, et envoi la convocation au minimum 3 jours calendaires avant la tenue de la réunion ;
La convocation doit indiquer la date, les horaires et le lieu de la réunion. Elle est individuelle et vous en accusez bonne réception ;
L'employeur doit joindre à la convocation l'ordre du jour de la réunion ainsi que les documents nécessaires au bon déroulement de celle-ci.
Questions fréquentes sur les convocations aux réunions CSE
Quel est le délai légal pour envoyer une convocation à une réunion CSE ?
Le Code du travail ne fixe pas de délai minimum pour la convocation en elle-même. En pratique, la convocation est envoyée en même temps que l'ordre du jour, qui doit impérativement être communiqué au moins 3 jours calendaires avant la réunion. Ce délai court à compter de la date de réception, et non de l'envoi. Pour les réunions portant sur la santé, sécurité et conditions de travail, les intervenants extérieurs doivent être informés 15 jours à l'avance.
Les suppléants doivent-ils recevoir la convocation CSE ?
Non, pas systématiquement. Les suppléants reçoivent l'ordre du jour mais pas la convocation formelle, sauf pour la première réunion du mandat. En revanche, lorsqu'un titulaire est absent, le suppléant qui le remplace doit être informé et convoqué à sa place. Il est conseillé d'adresser aux suppléants l'ordre du jour avec la mention que leur présence n'est requise qu'en cas d'absence d'un titulaire.
La convocation aux réunions CSE peut-elle être envoyée par email ?
Oui, à condition d'activer les fonctions accusé de réception et accusé de lecture pour disposer d'une preuve de la date de réception. Le Code du travail ne prescrit aucun mode d'envoi particulier, mais le choix d'un mode traçable est fortement recommandé en cas de contestation ultérieure. Remise en main propre contre décharge et recommandé avec AR sont également valables.
Que se passe-t-il si l'employeur ne convoque pas le CSE ?
Si l'absence de convocation empêche la tenue des réunions obligatoires, l'employeur s'expose à un délit d'entrave. Dans ce cas, si plus de la moitié des membres du CSE le demande, l'inspection du travail peut se substituer à l'employeur pour convoquer et présider le CSE. Le délit d'entrave est passible de sanctions pénales (amende voire emprisonnement).
Combien de réunions CSE par an dans une entreprise de 100 salariés ?
Dans une entreprise de 50 à 299 salariés sans accord collectif, le CSE se réunit au minimum 6 fois par an, soit une réunion bimensuelle. Un accord collectif peut prévoir un rythme différent, avec un minimum absolu de 6 réunions annuelles. À cela s'ajoutent les réunions extraordinaires déclenchées à la demande des élus ou en cas d'événement grave.
